SOLLERTIKSEN TIETOSUOJASELOSTE
REKISTERISELOSTE
Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten e-Sollertis Oy käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
REKISTERINPITÄJÄ
e-Sollertis Oy (jäljempänä ”Sollertis”) Y-tunnus 2182066-5, Niiralankatu 16, 70600 Kuopio. Puh. 020 741 7997
Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti ja tietoturvallisesti.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET
Henkilötietoja käsitellään GDPR:n 6 artiklan mukaisilla perusteilla:
Lakivelvoite: kirjanpito- ja viranomaisvelvoitteet
Sopimus: asiakassuhteen perustaminen, hoitaminen ja toteuttaminen
Suostumus: uutiskirjeet, suoramarkkinointi ja evästeet
Oikeutettu etu: asiakassuhteen ylläpito, palvelujen kehittäminen ja analytiikka
REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- verkkopalveluiden toimivuuden ja turvallisuuden varmistaminen
- asiakassuhteiden hoito, ylläpito ja kehittäminen
- palvelujen tuottaminen, tarjoaminen ja kehittäminen
- viestintä, asiakaspalvelu ja yhteydenotot
- laskutus ja perintä
- markkinointi, uutiskirjeet ja markkinatutkimus (suostumuksen perusteella)
- analytiikka ja tilastointi
REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT
Rekisterissä voidaan käsitellään seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
- Yhteystiedot kuten nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Yrityksen tiedot
- Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
- Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tuotteet ja palvelut, niiden avaus-, ja irtisanomispäivä, palvelun myyjätiedot ja viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot
- Käyttäjätunnukset ja muut tunnistautumistiedot
- Lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointikiellot
- Mielenkiinnon kohteet, projekteihin liittyvät asiat ja muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
- Tapahtuma- ja käyttäjäanalyysitiedot kuten IP-osoite ja verkkopalvelun käytön ajankohta
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötietoja kerätään palvelun käyttöönoton yhteydessä, palvelua käytettäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Yrityksen tietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisesti saatavilla olevista tiedoista.
TIETOJEN LUOVUTUS
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman laillista perustetta.
Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista sijaitsee Sollertiksen alihankkijoilla ja tietoja saatetaan käsitellä teknisen käyttöyhteyden avulla. Sollertis voi myös käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä.
Sollertis käyttää uutiskirje- ja markkinointiviestintään ActiveCampaign-palvelua, jonka palvelimet sijaitsevat Yhdysvalloissa. Tietojen siirroissa noudatetaan GDPR:n mukaisia suojamekanismeja, kuten EU:n vakiosopimuslausekkeita (SCC).
Muita tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tällöinkin Sollertis huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
TEKOÄLYAVUSTAJA VERKKOSIVUILLA
Verkkosivustolla käytetään tekoälyavustajaa (Aisti), joka auttaa kävijöitä löytämään tietoa ja ottamaan yhteyttä yritykseen. Aisti on EU:n tekoälysäädöksen (AI Act) mukainen rajatun riskin tekoälyjärjestelmä, johon sovelletaan läpinäkyvyysvelvoitetta. Käyttäjälle ilmoitetaan, että hän on vuorovaikutuksessa tekoälyn kanssa.
Tekoälyavustaja käsittelee käyttäjän itse antamia tietoja (kuten yhteystiedot ja viestisisällön) sekä teknisiä tunnistetietoja (esim. IP-osoite). Keskusteluja voidaan tallentaa asiakaspalvelun, yhteydenottojen hallinnan ja palvelun kehittämisen tarkoituksiin.
Tietoja käytetään asiakassuhteiden hoitoon, B2B-liidien tunnistamiseen sekä palvelun kehittämiseen. Tekoälyavustaja ei tee käyttäjään kohdistuvia oikeusvaikutteisia tai merkittäviä automatisoituja päätöksiä.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena ovat sopimus ja sopimusta edeltävät toimet (käyttäjän pyytämät yhteydenotot), rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhteiden hoito, palvelun kehittäminen ja B2B-liiketoiminta) sekä käyttäjän suostumus kuluttajamarkkinointiin.
HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi tai lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Markkinointitietoja säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.
REKISTERIN SUOJAUS
Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein:
- käyttö- ja lokivalvonta
- henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat
- käyttöoikeuksien rajaus
- palomuurit ja tietoturvalliset palvelinympäristöt
REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on GDPR:n mukaiset oikeudet:
- oikeus tarkastaa omat henkilötietonsa
- oikeus tietojen oikaisemiseen
- oikeus tietojen poistamiseen (“oikeus tulla unohdetuksi”)
- oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- oikeus vastustaa käsittelyä
- oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa
Pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteystietoihin.
OIKEUS VALITTAA VALVONTAVIRANOMAISELLE
Mikäli rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, hänellä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle.
TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTOKSET
Sollertis pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta. Ajantasainen versio on aina saatavilla verkkosivuillamme.
SIVUSTON EVÄSTEASETUKSET
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita sivustot voivat käyttää tehdäkseen käyttäjäkokemuksesta tehokkaamman.
Lain mukaan voimme tallentaa evästeitä laitteellesi, mikäli se on ehdottoman tärkeää sivuston toiminnan kannalta. Tarvitsemme suostumuksesi kaikenlaisten evästeiden käytölle.
Tämä sivusto käyttää erityyppisiä evästeitä. Jotkut evästeet ovat sivuillamme esiintyvienkolmansien osapuolten palveluiden asettamia.
Voit muuttaa tai peruuttaa hyväksyntäsi sivustollamme evästeilmoituksen kautta.
Lue Tietosuojaehdoistamme lisää siitä keitä olemme, miten voit ottaa meihin yhteyttä ja miten käsittelemme henkilökohtaisia tietojasi.
Lupasi koskee seuraavia toimialueita: www.sollertis.fi