Miten valita oikea Microsoft 365 lisenssi yrityksellesi?
Microsoft 365 on pilvipohjainen tuottavuus- ja yhteistyöympäristö, joka sisältää työkalut sähköpostiin, tiedostojen hallintaan, tiimityöhön ja tietoturvaan, kaikki yhdessä palvelussa. Sen käyttö perustuu kuukausimaksullisiin lisensseihin. Vaihtoehtoja on kuitenkin runsaasti, jolloin oikean lisenssin valitseminen voi olla haasteellista. Jotkut lisenssit on suunnattu yksityiskäyttöön, jotkut yrityskäyttöön ja jotkut erikoistilanteisiin. Tässä artikkelissa keskitymme yrityksille suunnattuihin Business-lisensseihin ja Exchange Online -lisensseihin. Oikean lisenssin valinta on tärkeää, koska väärä valinta voi tarkoittaa turhia kustannuksia tai puuttuvia ominaisuuksia. Tämän oppaan avulla varmistat, että saat juuri yrityksesi tarpeisiin sopivan ratkaisun.
Selvitä yrityksesi tarpeet
Oikean lisenssin valinta alkaa yrityksen tarpeiden kartoittamisesta. Aloita selvittämällä, kuinka moni käyttäjä tarvitsee lisenssin ja millaisia työvälineitä he todella tarvitsevat arjessaan Huomioi, että työntekijöiden tarpeet voivat poiketa merkittävästi toisistaan. Osa pärjää hyvin selain- ja mobiiliversioilla, kun taas toiset hyötyvät eniten täysistä työpöytäsovelluksista.
Lisäksi on tärkeää arvioida, onko yrityksellä tarvetta edistyneille tietoturvaratkaisuille, kuten laitehallinnalle tai kyberuhkasuojaukselle. Näiden tarpeiden tunnistaminen varmistaa, että valittu lisenssi tukee sekä nykyistä työskentelyä että tulevaa kasvua.
Exchange Online -lisenssit
Exchange Online -lisenssit on suunnattu yrityksille, jotka tarvitsevat vain sähköpostipalvelun pilvestä ilman muita Microsoft 365 -palveluja. Lisenssejä on kaksi versiota: Plan 1 ja Plan 2. Molemmat tarjoavat perustoiminnot, kuten sähköpostin verkkokäytön ja Outlookin työpöytäsovelluksella, kalenterit, yhteystiedot, tehtävät sekä roskapostin ja haittaohjelmien suodatuksen.
Keskeinen ero on postilaatikon koko ja arkistointiominaisuudet. Plan 1 sisältää 50 Gt:n postilaatikon, kun taas Plan 2 tarjoaa 100 Gt:n postilaatikon sekä rajoittamattoman Online-arkiston. Lisäksi Plan 2 sisältää kehittyneet tietojen säilytys- ja eDiscovery-työkalut, jotka sopivat organisaatioille, joilla on suuremmat tietoturva- tai compliance-vaatimukset.
Yhteenveto lisenssien eroista:
| Plan 1 | Plan 2 | |
| Postilaatikon koko | 50 Gt | 100 Gt |
| Outlook-työpöytäsovellus | Kyllä | Kyllä |
| Kalenteri, tehtävät ja yhteystiedot | Kyllä | Kyllä |
| Roskapostin ja haittaohjelmien suodatus | Kyllä | Kyllä |
| Arkistointi | Ei | Rajoittamaton Online-arkisto |
| Tietojen säilytys ja oikeudellinen pito | Perusominaisuudet | Kehittyneet ominaisuudet |
| Hinta | Edullisempi | Kalliimpi |
Business-lisenssit
Microsoft 365 Business-lisenssejä on kolme: Basic, Standard ja Premium. Oikean lisenssin valinta riippuu siitä, mitä sovelluksia ja palveluita yrityksesi tarvitsee ja millainen työntekijöiden työskentelytapa on. Tarjoamme Sollertiksella kaikki nämä vaihtoehdot ja autamme tarvittaessa sekä valinnassa että käyttöönotossa.
Business Basic on edullisin vaihtoehto. Se sisältää pilvipalvelut, kuten OneDriven, SharePointin ja Outlookin. Lisenssistä on kaksi versioita: perusversio ilman Teamsia sekä versio, joka sisältää Teamsin. Teamsin lisääminen nostaa lisenssin hintaa. Office-sovellukset sisältyvät myös lisenssiin, mutta niitä ei pysty asentamaan tietokoneelle, vaan käyttö tapahtuu selaimen tai mobiililaitteen kautta. Lisenssi sopii yrityksille, joissa Office-sovellusten tarve on vähäinen ja työ painottuu pilvipohjaisiin työkaluihin.
Business Standard tarjoaa samat palvelut kuin Basic, mutta lisäksi Office-sovellukset voi asentaa työpöydälle. Tämä lisenssi sopii yrityksille, jotka tarvitsevat täyden sovellusvalikoiman.
Business Premium sisältää Standardin ominaisuudet, sekä laajemmat tietoturva- ja hallintatyökalut. Se sopii yrityksille, jotka tarvitsevat vahvempaa tietoturvaa ja kattavia hallintaominaisuuksia.
Yhteenveto lisenssien eroista:
| Basic | Standard | Premium | |
| Office-sovellukset työpöytäversioina | Ei | Kyllä | Kyllä |
| Teams | Vain vanhemmissa lisensseissä, uudemmissa erillinen maksu | Vain vanhemmissa lisensseissä, uudemmissa erillinen maksu | Vain vanhemmissa lisensseissä, uudemmissa erillinen maksu |
| One Drive tallennustila | 1 Tt | 1 Tt | 1 Tt |
| Yritystason sähköposti | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| Turva- ja hallintatyökalut | Ei | Ei | Kyllä |
| Hinta (Sisältää Teamsin) | 5,10 € / kk + ALV * | 11,40 € / kk + ALV * | 18,50 € / kk + ALV * |
Yleisiä virheitä lisenssin valinnassa
Microsoft 365 lisenssin valinta vaikuttaa suoraan työntekijöiden tehokkuuteen, yrityksen kustannuksiin ja tietoturvaan. Silti moni yritys tekee samoja virheitä.
Yksi yleinen virhe on valita liian kallis lisenssi tarpeisiin nähden. Kaikki ominaisuudet sisältävä paketti voi tuntua turvalliselta valinnalta, mutta jos työkaluja ei oikeasti käytetä, se tarkoittaa pelkästään ylimääräisiä kustannuksia.
Toinen haaste on liian suppea lisenssi, joka rajoittaa työntekoa. Esimerkiksi ilman asennettavia Office-sovelluksia työ voi hidastua, jos tiimi tekee paljon offline-työtä.
Myös tietoturvan merkitystä aliarvioidaan usein. Jos suojausratkaisut jäävät puutteellisiksi, yritys voi myöhemmin joutua hankkimaan lisätyökaluja ongelmien ratkaisemiseksi, usein kiireessä ja kalliimmalla hinnalla.
Yhteenveto
Jäikö kysymyksiä lisensseistä? Mietityttääkö käyttöönotto? Ota yhteyttä, niin autamme sinua.
Milla Tirkkonen
Opiskelija
Savonia-ammattikorkeakoulu
Tietotekniikan insinööriopiskelija, joka suorittaa harjoittelua Sollertiksella.