Näin aloitat Microsoft Copilotin käytön – opas pienyrittäjälle
Microsoft Copilot on uusi ja hyödyllinen arjen työpari, joka auttaa selkeyttämään työntekoa ja säästämään aikaa. Kyse ei ole monimutkaisesta IT-ratkaisusta, vaan helposta arjen avustajasta, joka toimii tuttujen työkalujen, kuten Outlookin, Wordin ja Teamsin, sisällä.
Tässä blogitekstissä käydään läpi, mitä Copilot tekee käytännössä ja miten sen käyttöön pääsee yrityksessä helposti ilman teknistä osaamista.
Mikä Copilot on?
Copilot on kaikessa yksinkertaisuudessaan älykäs avustaja, joka auttaa tekemään työtä nopeammin. Voit ajatella sitä työntekijänä, joka:
- lukee puolestasi pitkiä sähköposteja
- ehdottaa, mitä vastata
- kirjoittaa tekstejä valmiiksi
- tekee yhteenvedot palavereista
- auttaa suunnittelemaan esityksiä ja raportteja
Copilot ei korvaa ihmistä, vaan toimii tukena kuten oma sihteeri, jolta voi pyytää esimerkiksi: “tee tästä selkeä tiivistelmä” tai “laadi myyntikirje tästä aiheesta”.
Mistä Copilot löytyy pienyrittäjän arjessa?
Copilot ei ole erillinen ohjelma, vaan se löytyy suoraan tutuista Microsoft-sovelluksista, joita pienyrittäjä käyttää jo päivittäin.
Outlook
- Laatii sähköpostivastauksia
- Tekee yhteenvedon pitkistä keskusteluketjuista
- Ehdottaa selkeämpiä muotoiluja
Word
- Kirjoittaa blogitekstejä, tarjouksia, sopimuspohjia tai ohjeita
- Selkeyttää ja lyhentää tekstiä
- Luo sisällysluettelot ja luonnokset
Excel
- Tekee taulukosta yhteenvedon
- Vastaa kysymyksiin, kuten “Onko viime kuun myynti noussut vai laskenut?”
- Luo kaavioita ja raportteja
PowerPoint
- Muuttaa tekstin valmiiksi diaesitykseksi
- Ehdottaa kuvitusta ja visualisointeja
- Nopeuttaa tarjousten ja koulutusmateriaalien tekoa
Teams
- Tekee muistion kokouksesta
- Laatii yhteenvedon keskustelusta, jos et päässyt paikalle
- Poimii päätökset ja seuraavat askeleet
Copilot Chat (selain tai sovellus)
- Yleinen keskusteluavustaja
- Voit kysyä mitä tahansa, kuten markkinointivinkkejä, tekstin parannuksia tai asiakasviestien luonnoksia
- Voit liittää tiedostoja ja pyytää niistä selityksiä
Ensiaskeleet Copilotin käyttöön
- Varmista, että yrityksellä on Microsoft 365 -tilaus, joka tukee Copilotia.
- Kirjaudu sisään Microsoft 365 -tilillesi kuten normaalisti.
- Etsi Copilot-kuvake Outlookissa, Wordissa, Teamsissa tai muista Microsoft-sovelluksista.
- Aloita kirjoittamalla komento tai kysymys. Copilotille voi puhua kuin ihmiselle.
- Kokeile erilaisia tehtäviä ja löydä ne tavat, joilla Copilot auttaa juuri sinun työtäsi.
Copilot ei vaadi erillisiä asennuksia tai monimutkaisia asetuksia, vaan se toimii suoraan tutuissa sovelluksissasi.
Seitsemän helppoa esimerkkiä pienyrittäjälle
Laadi tarjouspohja
“Tee selkeä tarjouspohja siivouspalvelulle, tuntihinnalla ja valmiilla ehdoilla.”
Kirjoita sähköpostivastaus nopeasti
“Vastaa tälle asiakkaalle ystävällisesti ja ehdota aikaa ensi viikolle.”
Kirjoita somepostaus
”Kirjoita viisi lyhyttä Instagram-tekstiä kevään kampanjasta.”
Analysoi Excel-taulukko
”Selitä, miten myynti kehittyi tammi–maaliskuussa. Tee myös kaavio.”
Kokoa Teams-kokouksen muistiot
Copilot tekee automaattisen yhteenvedon ja listan seuraavista tehtävistä.
Luo PowerPoint-esitys
”Tee kuuden dian esitys uudesta palvelupaketista.”
Selkeytä sekava teksti
”Tee tästä lyhyempi ja asiakasystävällinen versio.”
Esimerkki hyvin muotoillusta promptista
“Olen rakennusalan pienyrittäjä. Laadi selkeä ja helposti ymmärrettävä sähköposti asiakkaalle, joka pyytää remonttitarjousta. Kerro, että voimme tarjota maksuttoman kartoituskäynnin ensi viikolla ja lisää kolme ehdotusta mahdollisista päivistä. Toivon sävyn olevan ystävällinen ja asiallinen.”
Vinkkejä hyvän promptin kirjoittamiseen
Copilot tekee sen, mitä pyydät. Hyvin rakennettu pyyntö eli prompt auttaa saamaan parempia tuloksia. Hyvä prompt sisältää lyhyen taustan, selkeän toiveen siitä, mitä haluat, sekä tiedon siitä, mihin tarkoitukseen sisältö on tulossa.
Tässä muutamia käytännön vinkkejä:
Kerro tausta lyhyesti:
”Olen kahvilayrittäjä…”
Sano, mitä haluat lopputulokseksi:
”…kirjoita uutiskirje asiakkaille…”
Lisää tyyli tai kohderyhmä:
”…rennoissa ja ystävällisissä sävyissä…”
Mainitse formaatti:
”Kolme kappaletta ja otsikko.”
Tarjoa esimerkki, jos mahdollista:
Voit näyttää mallin tai kertoa, millaista tekstiä toivot.
Hyvän promptin ei tarvitse olla täydellinen. Tärkeintä on kertoa, mitä haluat, kenelle sisältö on tarkoitettu ja mihin sitä käytetään.
Copilotin käyttö ja lisenssit lyhyesti
Microsoft Copilotin täysi käyttö edellyttää erillistä Copilot-lisenssiä Microsoft 365 -ympäristössä. Ilman lisenssiä Copilotia voi käyttää rajoitetusti, eikä kaikki tässä oppaassa kuvatut toiminnot ole silloin käytettävissä.
Copilot-lisenssillä saat esimerkiksi:
- Copilotin käytön suoraan Wordissa, Outlookissa, Excelissä, PowerPointissa ja Teamsissa
- Mahdollisuuden analysoida dokumentteja ja taulukoita omien yritystietojesi pohjalta
- Kokousten yhteenvedot ja toimenpide-ehdotukset Teamsissa
- Monipuolisemmat ja tarkemmat vastaukset arjen työtehtäviin
Copilot voidaan liittää Microsoft 365 Business Standard-, Business Premium-, E3, ja E5-lisensseihin. Microsoft 365 Business Basic -lisenssi ei tue Copilotin käyttöä.
Ajantasaiset Microsoft 365 -lisenssien hinnat ja vaihtoehdot voit tarkistaa Sollertiksen sivuilta:
https://www.sollertis.fi/microsoft-365/
Jos haluat varmistaa, onko nykyinen lisenssisi yhteensopiva Copilotin kanssa tai tarvitsetko muutoksia, ota yhteyttä. Autamme mielellämme sopivan ratkaisun valinnassa ja Copilotin käyttöönotossa.
Larissa Karjalainen
Tradenomiopiskelija
Olen tietojenkäsittelyn tradenomiopiskelija ja suoritan parhaillaan työharjoittelua Sollertiksella.