Miksi sähköposti ei lähde – Yleisimmät ongelmat ja SMTP-asetukset

Sähköposti on olennainen osa yritysviestintää. Jos sähköpostit eivät lähde omalta koneelta, on tilanne usein hyvin haasteellinen. Yksi iso syy ongelman taustalla on roskapostin lisääntyminen. Tehokkaat roskapostisuodattimet ja vahvat todennusmenetelmät ovat välttämättömiä, jotta postipalvelimet voivat toimia luotettavasti ja turvallisesti. Tässä artikkelissa käsittelemme yleisimpiä syitä, miksi sähköpostit eivät lähde.
Yleisimpiä syitä sähköpostien lähetysongelmiin
Monesti sähköpostien lähetysongelmat alkavat, kun siirrytään työkoneen kanssa etätöihin. Lähtevän postin palvelin on määritetty työpaikan verkkoon, mutta kodin nettiyhteys on eri operaattorilta, eikä sama SMTP-palvelin olekaan käytettävissä. Tämän voi ratkaista tilaamalla käyttöön autentikoivan lähtevän postin palvelimen, josta kerron lisää alempana. Autentikoivaa palvelinta voit käyttää mistäpäin maailmaa tahansa. Alla lisää yleisiä syitä lähetysongelmiin.
Virheelliset sähköpostiasetukset
Yksi yleisimmistä syistä on väärin määritetyt sähköpostiasetukset. Asetukset voivat olla väärin sähköpostiohjelmassa tai verkkotunnuksen nimipalvelutietueissa, joista lisätietoa alla.
Internet-yhteysongelmat
Epävakaa tai katkeileva internet-yhteys voi estää sähköpostien lähettämisen.
SMTP-palvelimen ongelmat
Jos SMTP-palvelin ei toimi oikein tai sitä ei ole määritetty oikein, sähköpostit eivät lähde.
Roskapostisuodattimet
Joissakin tapauksissa sähköpostit voivat jäädä kiinni roskapostisuodattimiin. Tämä voi tapahtua viestiä lähetettäessä tai vastaanotettaessa. Monessa tapauksessa viestin täytyy läpäistä roskapostisuodatus kahteen kertaan ennen toimitusta vastaanottajalle.
DNS-asetusten vaikutus sähköpostin lähetykseen ja perillemenoon
Nimipalvelutiedot eli DNS (Domain Name System) -asetukset ovat keskeisessä roolissa sähköpostien lähetyksessä ja perillemenossa. DNS-tiedot toimivat verkon osoiterekisterinä. Ne kertovat millä palvelimella verkkosivusi ovat ja mikä palvelin käsittelee sähköpostejasi. Virheelliset tai puuttuvat DNS-tietueet voivat estää sähköpostien lähettämisen tai aiheuttaa niiden päätymisen roskapostikansioon.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) on sähköpostin todennusprotokolla, joka auttaa suojaamaan verkkotunnusta luvattomalta käytöltä ja sähköpostihuijauksilta. Se laajentaa kahta olemassa olevaa todennusmekanismia, SPF (Sender Policy Framework) ja DKIM (DomainKeys Identified Mail), ja lisää niihin ylimääräisen tarkistustason.
Yleisimpiä DNS-asetuksiin liittyviä ongelmia
Puuttuvat tai virheelliset MX-tietueet
MX (Mail Exchange) -tietueet kertovat, mihin palvelimeen sähköpostit tulee toimittaa. Jos nämä tietueet puuttuvat tai ovat virheellisiä, sähköpostit eivät löydä perille.
SPF-tietueet
SPF (Sender Policy Framework) -tietueet määrittävät, mitkä palvelimet saavat lähettää sähköpostia yrityksesi nimissä. Virheelliset SPF-tietueet voivat johtaa siihen, että sähköpostisi merkitään roskapostiksi.
DKIM-tietueet
DKIM (DomainKeys Identified Mail) -tietueet lisäävät digitaalisen allekirjoituksen lähteviin sähköposteihin, mikä auttaa vastaanottajan palvelinta varmistamaan viestin aitouden. Puuttuvat tai virheelliset DKIM-tietueet voivat heikentää sähköpostiesi luotettavuutta.
DMARC-käytännöt
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) -käytännöt rakentuvat SPF- ja DKIM-tietueiden päälle ja auttavat estämään sähköpostihuijauksia. Virheelliset DMARC-asetukset voivat estää sähköpostien perillemenon.
Autentikoivan SMTP-palvelimen käyttöönotto auttaa lähettämään viestit varmasti ja turvallisesti
SMTP-palvelimen (Simple Mail Transfer Protocol) käyttöönotto voi ratkaista monia sähköpostien lähetysongelmia. SMTP-palvelin vastaa sähköpostien välittämisestä lähettäjältä vastaanottajalle ja varmistaa, että viestit toimitetaan perille. Voit lähettää sähköpostia SMTP-palvelumme avulla kaikkien operaattoreiden verkkoalueilla vaihtamatta lähetysasetuksia sähköpostiohjelmastasi.
Kiristyneiden postisuodatusten ja lisääntyneen roskapostittamisen takia osa operaattoreista on lakannut tarjoamasta asiakkailleen maksutonta SMTP-palvelinta. Tällöin autentikoiva SMTP-palvelin on välttämätön ratkaisu postin toimimiseksi.
Miten otan SMTP-palvelun käyttöön?
SMTP-palvelimen valinta
Tarjoamme SMTP-palvelua jaetun ja oman palvelimen ratkaisuina. Postin lähetys todennetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla ja lähetetään käyttäen salattua yhteyttä. Tämä varmistaa, että luvaton käyttö estetään ja sähköpostien lähetys on suojattua. Huomioithan, että tämä on eri asia kuin salattu sähköposti, joten sitä ei tule käyttää esimerkiksi henkilötietojen lähetykseen.
Sähköpostisi voivat olla fyysisesti missä tahansa palvelimella, myös toisella operaattorilla. Huomioithan kuitenkin, että Microsoft 365 palveluihin sisältyy Microsoftin tarjoaman SMTP-palvelimen käyttö viestien lähetykseen.
SMTP-palvelu jaetulta palvelimelta 7 € / kk +alv (max 50 käyttäjää / verkkotunnus)
SMTP-palvelu omalla virtuaalipalvelimella 23 € / kk +alv (max 250 käyttäjää / verkkotunnus)
Jaetulta palvelimelta voit lähettää maksimissaan 40 viestiä tunnissa ja 200 vuorokaudessa. Rajoitukset on asetettu estämään palvelimen käyttö mainospostitukseen. Mainospostituksen estäminen parantaa viestien perillemenoa kaikilla palvelimen asiakkailla.
Valitsitpa kumman vain, niin me huolehdimme palvelimen asetuksista ja ylläpidosta. Sinun tehtäväksi jää asettaa palvelimen asetukset sähköpostiohjelmaasi. Tässäkin autamme tarvittaessa tuntityönä.
Ota yhteyttä, niin avataan yrityksellesi SMTP-tunnukset.
SMTP-palvelimen asetusten määrittäminen
- Määritä SMTP-palvelimen osoite ja portti sähköpostiohjelmassasi. Yleisesti käytetyt portit ovat 587 (STARTTLS) ja 465 (SSL/TLS).
- Syötä SMTP-palvelimen vaatimien todennustietojen (käyttäjätunnus ja salasana) oikeat tiedot.
- Varmista, että yhteys on salattu käyttämällä TLS- tai SSL-protokollaa.
- Muista päivittää DNS-tietoihin tieto uudesta lähtevän postin palvelimesta. Mikäli me ylläpidämme verkkotunnuksesi nimipalveluita, hoidamme asian puolestasi.
SMTP-asetuksien määritys Outlookkiin
Määritä Outlookkiin lähtevän postin asetukset Sähköpostin asetukset -> Tiliasetukset -> Muuta ja paina Lisää asetuksia. Syötä saamasi SMTP-asetukset ”Lähtevän postin palvelin” ja ”Lisäasetukset” välilehdillä.
Usein lähtevän postin palvelimen tunnukset ovat samat kuin saapuvalla postilla. Laita tällöin valintatäppä kohtaan ”Käytä samoja asetuksia kuin saapuvan postin palvelimessa”.

Mikäli lähtevän postin palvelin on eri tarjoajalta kuin saapuva, niin lähtevän postin käyttäjätunnus ja salasana ovat eri kuin saapuvassa postissa. Näin voi myös olla oman SMTP-palvelimen ratkaisuissa. Syötä tällöin kirjautumistiedot.


SMTP-asetuksien määrittäminen Mac Mailiin
Valitse Mail -> Settings -> Accounts ja syötä asetukset.

Kun SMTP-palvelin on määritetty, testaa sähköpostin toiminta lähettämällä viesti itsellesi toiseen osoitteeseen.
Joanna Hoffren
Sollertiksen toimitusjohtaja ja diginainen. Rakastaa hakukoneoptimointia melkein yhtä paljon kuin yli 200 huonekasvin kokoelmaansa. Bloggaa omassa blogissaan älykodin ratkaisuista.
Lue Joannan viimeisimmät tekstit.